Web · React
Super Admin (SLA-heat over zes locaties) en Clinic Admin (Harbor North-wachtrijen, verwijzing accepteren/terugsturen, imaging toewijzen). Gebouwd voor de pc aan de balie en de laptop van de practicemanager.
Shipped
Case Study · Gezondheidszorg · Workflow
Clinical Workflow Automation
Clinical Workflow Automation
voor een kliniekgroep met zes locaties
Riverbend Clinic Group draait huisartsgeneeskunde, cardiologie en beeldvorming over zes poliklinische locaties. Voor deze bouw kon een verwezen patiënt drie dagen wachten omdat de brief in een gedeelde inbox lag — terwijl de receptie dezelfde verzekeringspas opnieuw intikte die de patiënt al op papier had ingevuld.
Wat we live zetten: React web voor Super Admin en Clinic Admin; native iOS and Android apps voor patiënten (intake + My Journey). Dezelfde Go API. Gefaseerde go-live, locatie voor locatie, in 14 weken.
Digital intake
iOS & Android
Web consoles
Intake complete
Referral queued
Team in sync
Harbor North · Thursday morning
Walk-in-wachtrij + geboekte slots op één bureau
Web
React Super Admin & Clinic Admin
iOS
Patient My Journey · App Store
Android
Patient My Journey · Play Store
14 weeks
Six sites, phased go-live
Wat we live zetten
One journey. Web, iOS en Android.
Medewerkers werken de wachtrijen op een desktop. Patiënten ronden intake af en volgen verwijzingsstatus op de telefoon die ze al hebben. Dezelfde Go API op elk platform.
iOS
Native patiëntenapp: start of rond intake thuis af, zie “cardiology accepted,” echo-datum, huddle-wacht. Push als een stap verandert. Dezelfde journey als het webboard.
ShippedAndroid
Native patiëntenapp met dezelfde My Journey-lijst. Walk-in kan het formulier in de stoel op Android afronden als ze het thuis niet op iPhone deden.
Shipped
One patient, one Thursday
Jordan M. · Harbor North · MRN RB-10482
- 08:51 — Loopt binnen voor follow-up bij pijn op de borst. Tabletintake: ID, verzekeringssnapshot, medicatie, reden van bezoek. De balie typt de pas niet opnieuw.
- 09:18 — De huisarts opent hetzelfde dossier, schrijft een cardiologieverwijzing (reden, medicatie, laatste ECG-notitie). Status: in de wachtrij bij Harbor Cardiology, eigenaar Dr. Nair, SLA één werkdag.
- 11:40 — Cardiologie accepteert. Coördinator boekt echo voor volgende donderdag 11:30. Jordans My Journey-lijst werkt bij; de receptie is niet de boodschapper.
- After imaging — Resultaat hangt aan de journey. Een huddle-taak landt bij Nurse Ravi. De eerste lijn ziet het zonder een vraag in de gang.
De uitdaging
Papier aan de balie. Verwijzingen in een gedeelde inbox.
De 8.00-lijst van Harbor North mengde walk-ins en geboekte slots. Medewerkers kopieerden verzekeringspassen en typden dezelfde velden in het dossier. Cardiologieverwijzingen gingen naar cardio.referrals@… — een mailbox die vier mensen bekeken als ze tijd hadden. Beeldvorming hield een whiteboard bij. Patiënten belden na de lunch omdat niemand kon zeggen of de verwijzing was geopend.
- Double entry at intakeNaam, DOB, payer ID en medicatie stonden op papier, daarna opnieuw ingetoetst. Mismatches doken op bij billing, niet bij de deur.
- Geen eigenaar op een verwijzingEen aanvraag kon 48–72 uur liggen zonder klok. De patiënt dacht dat ze geboekt waren.
- Handoffs lived in hallwaysVerpleging, imaging en specialisme hadden elk een lijst. Status kwam na 11.00 nooit meer overeen.
“We verloren ochtenden aan ‘has cardio seen this yet?’ — niet aan echte zorg.”
Priya Shah, practice manager, Harbor North
Topic by topic
Wat de briefing vroeg. Wat er écht veranderde.
Elk punt koppelt aan intake, verwijzingen of coördinatie — met een voor en na van Harbor North, geen slogan.
01 · Patient intake
Digitaliseer check-in zodat het dossier niet twee keer wordt getypt
Walk-ins en geboekte slots delen één wachtrij. Jordan vult ID, betaler, medicatie en reden in op iOS/Android of de kliniektablet. De receptie bevestigt. Onvolledige formulieren blijven op My Journey en op Priya’s ochtendlijst.
Voorheen
Fotokopieer de pas, toets daarna naam, DOB, payer opnieuw in het dossier. Fouten doken op bij billing.
Daarna
Eén digitale intake. De webwachtrij toont wie nog in de stoel zit met een onvoltooid formulier.
02 · Referrals
Elke specialisme-aanvraag heeft een eigenaar en een klok
Huisartsgeneeskunde stuurt reden, medicatie, laatste ECG-notitie. Harbor Cardiology accepteert, vraagt meer, of wijst af. SLA is één werkdag. Jordan ziet “accepted” op de telefoon in plaats van de receptie te bellen.
Voorheen
Brief in cardio.referrals@ — vier mensen, geen klok, 48–72 uur gebruikelijk.
Daarna
In de wachtrij bij Dr. Nair. De meeste accepts dezelfde dag. Super Admin ziet de acht voorbij SLA over zes locaties.
03 · Care coordination
Echo, lab en huddle zijn taken op dezelfde journey
Als cardiologie accepteert, boekt de coördinator echo do 11:30 afd. B. Na het onderzoek landt een huddle-taak bij Nurse Ravi. De huisarts ziet het zonder een vraag in de gang. Het telefoontje staat op RB-10482, niet op een sticky note.
Voorheen
Imaging-whiteboard + huddle-spreadsheet die tegen de lunch wegdreef.
Daarna
Hetzelfde board aan de balie en in de huddle van 16:00. De volgende eigenaar wordt benoemd als de stap sluit.
04 · Fewer manual handoffs
Stop met het dossier tussen bureaus te lopen
Intake wordt niet opnieuw getypt. De verwijzing gaat niet als bijlage door. Imaging is geen “please chase radiology”-belletje. Elke sluiting schrijft de volgende eigenaar in Go zodat twee lijsten niet kunnen verschillen.
Voorheen
Papieren pakket, e-mail doorsturen, status in de gang.
Daarna
Eén journey-record. Handoff = een taak, geen fotokopie.
05 · Faster approvals
Werk een wachtrij, geen gedeelde mailbox
Clinic Admin ziet 12 inkomende verwijzingen en wie voorbij de eendaagse SLA is. Super Admin ziet dezelfde heat over zes locaties. Goedkeuringen die twee dagen lagen, landen nu meestal voor sluitingstijd.
Voorheen
Wie als eerste de e-mail opende, was eigenaar van de brief.
Daarna
Benoemde eigenaar + timer. Same-day cardio-accept is de default, niet de uitzondering.
06 · Shared patient journey
Eén beeld over afdelingen — en op de telefoon van de patiënt
Balie, cardiologie, imaging, Nurse Ravi en Jordan kijken allemaal naar RB-10482. Web voor personeel. iOS en Android voor de patiënt. Na 11:40 gebeurt het belletje van 14:00 “has cardio seen this?” niet.
Voorheen
Drie lijsten die na 11.00 nooit meer overeenkwamen.
Daarna
One status: intake done · cardio accepted · echo booked · huddle wait.
Where it runs
Every department sees dezelfde journey
Receptie
Reception & intake
Walk-ins en geboekte slots delen één wachtrij. Medewerkers bevestigen tabletintake, printen alleen indien nodig een polsbandje, en zien wie nog een onvoltooid formulier heeft — geen stapel klemborden van 7:30.
Specialty
Specialty referrals
Cardiologie, ortho en anderen werken een inkomende wachtrij. SLA-timers markeren verwijzingen die te lang liggen. Super Admin ziet netwerkbrede achterstand zonder elke kliniek te openen.
Coordination
Care team huddles
Het board uit de meeting is het board aan de balie. Geen aparte “huddle-spreadsheet” die tegen lunchtijd van de werkelijkheid wegdrijft.
Departments
Imaging, lab en follow-up
Orders en resultaten hangen aan de journey. Als imaging klaar is, is de volgende eigenaar al benoemd — minder “please chase radiology”-belletjes.
Hoe de drie bureaus werken
Network view, site queue, patient steps
Hetzelfde journey-record. Super Admin ziet zes locaties. Clinic Admin werkt de lijst van Harbor North. Jordan ziet alleen RB-10482.
Network operator
Super Admin — live network view
Priya’s tegenhanger op groepsniveau. Ze kijken naar Harbor North, Riverside, East Wing, Lakeside en twee kleinere locaties: onafgemaakte intake na 9.00, cardiologiewachtrij ouder dan één dag, beeldvorming zonder eigenaar. Ze wijzen de taken van Nurse Ravi niet toe.
- Multikliniek-tenancy en SLA-heat
- Verwijzingsvolume en te late goedkeuringen
- Audit van wie een journeystap wijzigde
JourneyBoard · Super Admin
Live
6Sites live
418Visits today
31Open cardio referrals
8Past 1-day SLA
| Site | Patient | Step | Age |
|---|---|---|---|
| Harbor North | RB-10482 | Cardio accept | 2h |
| Riverside | RB-09811 | Intake incomplete | 41m |
| East Wing | RB-11004 | Echo — no owner | 1d 3h |
| Lakeside | RB-08762 | Huddle booked | Today 16:00 |
Site operations
Clinic Admin — queues, people, SLAs
Priya’s bord bij Harbor North: 41 mensen ter plaatse, 12 inkomende specialismeverwijzingen, 7 wachtend op echo. Ze wijst Dr. Nair toe, boekt beeldvorming en duwt onafgemaakte intake vóór de rush van 11.00 — zonder de oude gedeelde mailbox te openen.
- Balie- en specialismewachtrijen
- Approve, return, or reroute a referral
- Afdelingsoverdracht zonder de draad te verliezen
Harbor North · Clinic Admin
Live
41In clinic today
12Referrals in
7Awaiting imaging
3Need owner
| MRN | Step | Owner | Due |
|---|---|---|---|
| RB-10482 | Cardio referral | Dr. Nair | Accepted 11:40 |
| RB-10482 | Echo | Imaging desk | Thu 11:30 |
| RB-09901 | Tablet intake | Receptie | Still in chair |
| RB-08762 | Care huddle | Nurse Ravi | 16:00 |
Patient · iOS & Android
User — My Journey op de telefoon
Geleverd voor iPhone en Android. Jordan ziet geen andere patiënten. Na 11:40 staat op de lijst: intake done, cardiology accepted, echo geboekt do 11:30 afd. B. Daarom gebeurt het belletje van 14:00 nooit.
- Finish intake on phone or clinic tablet
- Referral status without calling reception
- Imaging- en follow-updata op één plek
Harbor North
My Journey
Jordan M. · RB-10482
Intake
Done 08:51 · insurance on file
Done
Cardiology referral
Dr. Nair accepted 11:40
Accepted
Echo
Thu 11:30 · Imaging, Dept B
Booked
Results huddle
After echo · Nurse Ravi
Wait
Hoe een bezoek beweegt
Van de tablet naar a named next owner
01
Intake
Patiënt vult het formulier in. Go bewaart de journey en Clinic Admin ziet hen in de wachtrij van vandaag.
02
Refer
Clinicien stuurt een gestructureerde verwijzing. De ontvangende wachtrij krijgt een eigenaar en een klok.
03
Coordinate
Imaging, verpleging en specialisme werken dezelfde timeline bij. Handoffs zijn taken, geen notities in de gang.
04
Sluit de lus
Patiënt ziet de volgende stap op My Journey. Super Admin ziet of het netwerk de SLA haalt.
Technologie
Web voor de bureaus. iOS en Android voor de patiënt.
Super Admin en Clinic Admin gaan live als React web. Patiënten gebruiken native iOS and Android apps voor intake en My Journey. De Go API houdt journey-state bij zodat de telefoon en de pc aan de balie niet van mening kunnen verschillen over RB-10482.
Kliniekdossiers blijven in het bestaande chart. We integreren via APIs zodat medewerkers niet opnieuw hoeven te typen. Push op iOS/Android vuurt als een verwijzing wordt geaccepteerd of imaging wordt geboekt.
React JS · Web
iOS
Android
Go API
Workflow engine
Push notifications
Web · React JS
Super Admin-netwerkboard en Clinic Admin-wachtrijen — desktop aan de balie en laptop op kantoor.
iOS & Android
Native patiëntenapps: intake afronden, verwijzingsstatus volgen, echo-datum, push als een stap beweegt.
Go backend
Journey-state, goedkeuringen, notificaties en een audit van elke handoff.
Workflow rules
Wie een verwijzing mag accepteren, wanneer een stap te laat is, en welke afdeling volgt.
Outcomes
Wat veranderde after go-live
Fewer manual handoffs
Intake wordt aan de balie bevestigd, niet opnieuw getypt. Cardiologie heeft een eigenaar en een eendaagse klok. Echo is een stap op de journey, geen whiteboard bij imaging.
Faster approvals
De meeste Harbor Cardiology-accepts landen nu dezelfde dag in plaats van 48–72 uur in een mailbox te liggen. Clinic Admin werkt een wachtrij, geen gedeelde inbox.
One shared view
Jordan, Dr. Nair, imaging en Nurse Ravi kijken naar RB-10482. De receptie is niet langer de enige die weet of cardio heeft geantwoord.
Bouw de jouwe
Intake en verwijzingen op één bord nodig?
We mappen Super Admin en Clinic Admin op het web, en My Journey op iOS en Android, op een React + Go-platform dat van u is.